إدارة Microsoft 365 وGoogle Workspace

معظم مشاكل بريد الأعمال ليست في صندوق البريد؛ بل في ثلاثة سجلات DNS لم يضبطها أحد. يحدد SPF الخوادم المسموح لها بالإرسال باسمك، ويوقّع DKIM كل رسالة كي لا تُعدَّل في الطريق، ويخبر DMARC الطرف المستقبل بما يفعله حين يفشل أحد الفحصين. عند ضبطها بشكل صحيح، تتوقف فواتيرك عن الهبوط في البريد المزعج، ولا يستطيع أحد الإرسال باسم فريقك المالي.

نضبط السجلات الثلاثة في اليوم الأول، وننقل DMARC من المراقبة إلى الفرض حين تصبح التقارير نظيفة، ونحفظ السجلات تحت إدارة الإصدارات مع بقية DNS لديك.

الانتقال يجري على مراحل. يُبنى المستأجر الجديد إلى جانب القديم، ويُنسخ البريد في الخلفية على مدى عدة أيام، وعندها فقط يُوجَّه النطاق إلى بيته الجديد. تأتي معك الرسائل القديمة والمجلدات والتقويمات وجهات الاتصال، ولا ترتد أي رسالة أثناء التبديل.

يجري التبديل مساء الخميس، بعد أسبوع العمل السعودي، فيبدأ صباح الأحد على المستأجر الجديد ولا يلاحظ أحد شيئًا سوى أن البحث أسرع.

تشغيل المستأجر عمل شهري لا مرة واحدة. الموظف الجديد يحتاج صندوق بريد والمجموعات الصحيحة وهاتفًا مسجّلًا في صباحه الأول؛ والمغادر يحتاج إيقاف تسجيل دخوله في الساعة نفسها وإعادة توجيه بريده وتسليم ملفاته إلى مدير؛ والتراخيص تتزايد ما لم يعدّها أحد.

نجري ذلك العدّ كل شهر ونبلّغ عنه، مع التنبيهات الأمنية وما فعلناه حيالها. تُضبط ردود العيد التلقائية وساعات عمل رمضان مرة واحدة للجميع، لا من كل شخص في الليلة السابقة.